องค์กรธุรกิจไม่ว่าจะขนาดเล็กหรือใหญ่ ถ้าเคยเจอกับปัญหาพนักงานทำงานไม่เป็นระบบ หาข้อมูลสำคัญไม่เจอ ข้อมูลลูกค้าผิดพลาด หรือต้องเสียค่าซอฟต์แวร์ในองค์กรแบบซ้ำซ้อน ก็อย่าปล่อยทิ้งไว้นานเกินไป เพราะนั่นอาจเป็นสัญญาณเตือนถึงความล้มเหลวขององค์กรได้ จำเป็นต้องเร่งปรับระบบการทำงานใหม่ และใช้ตัวช่วยอันชาญฉลาดที่ชื่อว่า “โปรแกรม erp”
โปรแกรม ERP คืออะไร
โปรแกรม erp ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning Program เป็นซอฟต์แวร์สำเร็จรูปที่ช่วยในการบริหารจัดการทรัพยากรขององค์กรในด้านต่าง ๆ เช่น บัญชี คลังสินค้า จัดซื้อจัดจ้าง ทรัพยากรมนุษย์ การตลาด งบประมาณ เป็นต้น เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด
ทำไมโปรแกรม ERP ถึงเป็นผู้ช่วยที่ชาญฉลาด
ข้อดีอย่างแรกของโปรแกรม erp คือ “ความแม่นยำ” เพราะการประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์จะช่วยลดความผิดพลาดจากการใช้แรงงานคนที่หนักเกินไป (Overload) ทำให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง แม่นยำ และมีการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ
ถัดมาคือ “การทำงานที่ราบรื่น” erp เป็นซอฟต์แวร์สำเร็จรูปแบบ All in one ที่เป็นเสมือนศูนย์กลางในการเชื่อมโยงการทำงานและข้อมูลจากแต่ละฝ่ายเข้าด้วยกัน ทำให้สื่อสารกันได้ง่ายขึ้น ทำงานไปในทิศทางเดียวกันกับที่องค์กรตั้งเป้าหมายไว้ และช่วยให้ผู้บริหารหรือหัวหน้างานตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว ทันท่วงที โดยความพิเศษอยู่ที่โปรแกรม erp นั้น สามารถปรับเปลี่ยนให้เข้ากับธุรกิจที่มีความแตกต่างกันได้ เช่น ปรับแต่งฟังก์ชั่นการแจ้งเตือน การตรวจสอบ การควบคุมระบบ เป็นต้น รวมถึงจะมีการอัปเดตเวอร์ชั่นใหม่อยู่เสมอ เพื่อให้สอดคล้องกับข้อบังคับของแต่ละสายงาน
“Work From Everywhere” หมดยุคการต้องใช้แค่คอมพิวเตอร์ขององค์กรในการทำงานอีกต่อไป เพราะโปรแกรม erp สามารถใช้งานผ่านส่วนต่อขยายได้ทุกที่ ทุกเวลา ทั้งหน้าเว็บไซต์ แอปพลิเคชั่น และดิจิทัลดีไวซ์อื่น ๆ โดยสามารถใช้งานได้ไม่ต่างจากคอมพิวเตอร์ เช่น อนุมัติการเข้างานของพนักงาน ตรวจสอบข้อมูลของแต่ละฝ่าย เรียกดูข้อมูลสำคัญของลูกค้า เป็นต้น
นอกจากนี้ยังช่วยเพิ่มความ “โปร่งใส ตรวจสอบได้” ในทุกระบบขององค์กรได้อีกด้วย เพราะผู้บริหารหรือหัวหน้างานสามารถเรียกดูข้อมูลต่าง ๆ ได้แบบเรียลไทม์ และกำหนดผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงการแก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อมูลได้ด้วยตัวเอง
“รักษาข้อมูลลับได้ดีเยี่ยม” หลายครั้งที่องค์กรต้องจัดเก็บข้อมูลลับขององค์กรและของลูกค้าเอาไว้ แต่กังวลเรื่องข้อมูลรั่วไหล หรือบางครั้งก็เก็บดีเกินไปจนหาไม่เจอ โปรแกรม erp จะเข้ามาอุดรอยรั่วตรงนี้ให้ โดยจะรวบรวมข้อมูลที่สำคัญทั้งหมดมาไว้ในที่เดียวกัน และทำการสำรองข้อมูลไว้เผื่อเรียกด้วย
“ประหยัดรายจ่าย” เพราะสามารถใช้งาน จัดเก็บ และส่งต่อข้อมูลไปยังฝ่ายต่าง ๆ ได้ในโปรแกรมเดียว ช่วยลดรายจ่ายจากการซื้อซอฟต์แวร์ซ้ำซ้อนให้แต่ละฝ่ายใช้แยกกัน รวมทั้งช่วยลดการใช้งานกระดาษให้น้อยลง (Use less paper) ซึ่งเป็นอีกหนึ่งข้อดีที่ใครหลายคนอาจคาดไม่ถึง เพราะการจัดเก็บข้อมูลในระบบซอฟต์แวร์ทำให้ไม่จำเป็นต้องปรินท์เอกสารออกมาเก็บไว้ให้เปลืองพื้นที่สำนักงาน ประหยัดทั้งพื้นที่และรายจ่ายในคราวเดียวกัน
เลือกโปรแกรม ERP อย่างไร
เมื่อทราบถึงข้อดีทั้งหมดแล้ว และต้องการใช้โปรแกรม erp ให้เป็นผลดีกับองค์กรมากที่สุด ต้องทราบก่อนว่าไม่ใช่ทุกเจ้าที่มีในตลาดจะทำได้ดี ดังนั้นจึงควรเลือกใช้ erp ที่มีคุณภาพ จากผู้พัฒนามืออาชีพ เช่น ARES ERP จากบริษัท เอรีส อินเตอร์เนชันแนล (ประเทศไทย) จำกัด เพราะมีระบบมาตรฐานที่เหมาะกับธุรกิจหลากหลายประเภท มีการรวบรวมข้อมูลเพื่อวิจัยและพัฒนาให้ทันสมัยตลอดเวลา มาพร้อมผู้เชี่ยวชาญที่ให้คำแนะนำตลอดการใช้งาน
นอกจากโปรแกรม ERP ต้องห้ามลืมสิ่งนี้
อย่างไรก็ตาม การบริหารจัดการองค์กรให้มีประสิทธิภาพสูงสุด นอกจากจะใช้โปรแกรม erp ที่มีคุณภาพแล้ว องค์กรธุรกิจควรพัฒนาด้านอื่นควบคู่กันไปด้วย อาทิ การวางแผนการทำงาน การประเมินความเสี่ยงล่วงหน้า เพื่อเตรียมแผนฉุกเฉินรองรับ แผนรับมือกับภาวะวิกฤต การติดตามการทำงานของแต่ละฝ่ายอย่างใกล้ชิด เพื่อให้แก้ไขปัญหา หรือปรับเปลี่ยนการทำงานได้ทันเวลา
แค่เพียงเท่านี้ การบริหารองค์กรแบบมือโปรก็ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไปแล้ว